文件的丟失可能是由于生產(chǎn)和儲存環(huán)節(jié)管理不善，或者在遞送給快遞公司的過程中丟失。這種事情是第一件要預(yù)防的事情，一旦發(fā)生，及時補救是重要的事情。
1.首先，為了防患于未然，企業(yè)已經(jīng)建立了相對清晰的文件制作和歸檔系統(tǒng)。如果銷售員自己制作和維護文件，他應(yīng)該注意檔案管理。文件應(yīng)該移交和登記，以避免移交過程中出現(xiàn)真空和遺漏。
2.第二，所有文件都應(yīng)該被復(fù)制，以便在出現(xiàn)任何錯誤的情況下，可以對照原始文件進(jìn)行處理。
3.文件丟失后，應(yīng)該立即處理。發(fā)票裝箱單等。由我們自己制造的，應(yīng)當(dāng)立即彌補。如果是國家機構(gòu)或第三方開具的，應(yīng)及時通知開具方，并辦理開具發(fā)票的手續(xù)。
辦理手續(xù)
1.遺失報關(guān)文件
如果發(fā)票、裝箱單和其他文件在報關(guān)前丟失，請聯(lián)系工廠進(jìn)行更換，并快遞給進(jìn)口報關(guān)代理，必要時親自發(fā)貨。
2.提單丟失
提單丟失是嚴(yán)重的。如果丟失的提單是貨運代理，請通過寫保函命令貨運代理重新簽發(fā)提單。如果這是一份船運公司提單，那會更麻煩。因為重新簽發(fā)提單對航運公司來說是一個很大的風(fēng)險，所以可能不會有單次交貨、假冒或其他糾紛。
通常航運公司會要求托運人提供相當(dāng)于貨物價值的擔(dān)保或者兩倍或三倍的擔(dān)保，擔(dān)保期甚至可能長達(dá)六年。與此同時，報紙宣布提單丟失了。這對主人來說將是一個沉重的負(fù)擔(dān)。當(dāng)然，最終金額也取決于與航運公司的關(guān)系。
3.原產(chǎn)地證書的遺失或修改
如果由于實際交貨與申報不符或其他錯誤和遺漏，有必要修改和補充原產(chǎn)地證書，則有必要說明修改的原因并提供修改的依據(jù)。簽證機構(gòu)審查并符合要求后，應(yīng)重新辦理申請手續(xù)，收回原始原產(chǎn)地證書并頒發(fā)新證書。如果簽發(fā)的原產(chǎn)地證書丟失或損壞，申請人必須在簽發(fā)之日起六個月內(nèi)說明原因并向簽證機構(gòu)提供依據(jù)，并在簽證機構(gòu)批準(zhǔn)后重新申請程序。
簽證機構(gòu)在新簽證上表示，原第xx號原產(chǎn)地證書在xx、xx、xx無效。這里提到的簽證機構(gòu)可以是進(jìn)出口商品檢驗檢疫局或各地的貿(mào)易促進(jìn)協(xié)會。只有當(dāng)文件正確、完整地準(zhǔn)備好，才能為收取貨款奠定基礎(chǔ)。
