根據(jù)貨代的工作特點(diǎn)，將日常工作中的貨運(yùn)代理操作過程分為以下幾個(gè)步驟：“接單、訂艙、拖車/內(nèi)裝、報(bào)關(guān)、文件、費(fèi)收和其他”各環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)相輔相成。
一、貨代操作流程的接單部分
接單工作原則上應(yīng)該成為日常中“最優(yōu)先”的工作環(huán)節(jié)。通常要求訂單必須快速有效。在第一時(shí)間內(nèi)用最短時(shí)間確認(rèn)業(yè)務(wù)的可操作性并予以安排。訂購(gòu)人員通常在收到授權(quán)書后的15分鐘內(nèi)要求確認(rèn)以下三項(xiàng)基本信息。
（注）對(duì)于某些短時(shí)間內(nèi)無法確認(rèn)的信息，仍必須及時(shí)安排和跟蹤。例如，根據(jù)客戶和操作需要，將其轉(zhuǎn)移到下一個(gè)鏈接，然后對(duì)該流程進(jìn)行后續(xù)處理，以確保下一個(gè)鏈接的有序操作。
1.查看客戶委托的內(nèi)容并確認(rèn)客戶服務(wù)要求（客服或訂單助理）
（1）接單人員必須預(yù)先審查客戶的委托內(nèi)容。
（2）接單人員必須事先確認(rèn)客戶服務(wù)要求。 （客服或訂單服務(wù)員）
2.運(yùn)價(jià)核對(duì)、確認(rèn)(客服或者接單員)
客服人員收到預(yù)訂表格后，必須確認(rèn)運(yùn)費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)用。
1.對(duì)于銷售部的業(yè)務(wù)，有必要與營(yíng)業(yè)員核對(duì)運(yùn)費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)是否正確，營(yíng)業(yè)員將在預(yù)訂單上簽名并確認(rèn)，然后預(yù)訂相應(yīng)的船艙公司。 （注）特殊情況可以與營(yíng)業(yè)員口頭確認(rèn)，營(yíng)業(yè)員將返回公司進(jìn)行簽名確認(rèn)。
2.對(duì)于公司業(yè)務(wù)，必須在預(yù)訂前及時(shí)與市場(chǎng)有關(guān)人員或生產(chǎn)線主管確認(rèn)。
3.確認(rèn)客艙（客戶服務(wù)或訂單服務(wù)員）根據(jù)客戶的委托，確認(rèn)反饋符合要求的等級(jí)。
二、貨代操作流程的訂艙部分
通常，必須在預(yù)定航行日期的前7天安排預(yù)訂。對(duì)于可以提前接受委托的船運(yùn)公司，他們應(yīng)該獲得第一批預(yù)訂。在旺季，應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)情況適當(dāng)提前。
通常，預(yù)訂應(yīng)在計(jì)劃的航行日期之前的5個(gè)工作日內(nèi)完成。在此期限內(nèi)進(jìn)行的業(yè)務(wù)委托通常要求在訂單日期之內(nèi)完成預(yù)訂，并且最遲在一個(gè)工作日內(nèi)完成預(yù)訂。
三、拖車/內(nèi)裝(調(diào)度)
客戶委托的拖車、內(nèi)裝和/或者報(bào)關(guān)等要求，必須根據(jù)船公司、碼頭、貨物性質(zhì)和市場(chǎng)環(huán)境等情況予以預(yù)先審核，對(duì)于存在隱患的不合理安排盡量同客戶協(xié)商調(diào)整并告知理由和風(fēng)險(xiǎn)。
